KASTNER Gruppe Hinweisgebersystem
Innerhalb der KASTNER Gruppe ist Compliance ein großes Anliegen. Aus diesem Grund werden zahlreiche Maßnahmen gesetzt, unter anderem wird mit der Einführung des im Folgenden näher beschriebenen Hinweisgebersystems die Transparenz gefördert. Damit soll ein interner Meldekanal eröffnet werden, um Missstände innerhalb der KASTNER Gruppe zu melden. Die nachstehenden Informationen sollen einen Leitfaden für die Verwendung des Hinweisgebersystems bieten.
Was und wie kann gemeldet werden?
Mittels des eingerichteten Hinweisgebersystems können begründete Verdachtsmomente sowie Kenntnisse und Informationen über Fehlverhalten und Verstöße gemeldet werden, die in Bezug auf die KASTNER Gruppe[1] wahrgenommen worden sind.
Gemeldet werden können Verstöße zu folgenden Rechtsbereichen:
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
- Verbraucherschutz,
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen,
- Öffentliches Auftragswesen,
- Verkehrssicherheit,
- Umweltschutz,
- Strafbare Handlungen in Bezug auf Amtsträger, Korruption, Bestechung, Vorteilsannahme § 302 bis 309 Strafgesetzbuch,
- Produktsicherheit und -konformität,
- Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung oder
- öffentliche Gesundheit,
- Strahlenschutz und nukleare Sicherheit
Bei der Meldung eines bewusst falschen Hinweises kann es zu verwaltungs- und strafrechtlichen Konsequenzen kommen.
Meldungen im Zusammenhang mit den vorgenannten Rechtsbereichen können schriftlich mittels des erstellten Formulars (abrufbar unter: https://forms.office.com/e/QWhzic387r) eingebracht werden. Dokumente, Bilder, etc. die für die Ermittlung und Verfolgung der im Hinweis vorgeworfenen Rechtsverletzung zweckdienlich sind, können Sie per Email-Adresse hinweisgeberschutzsystem@kastner.at an die Meldestelle übermitteln.
Hierzu muss die Identität nicht preisgegeben werden. Eine Rückverfolgung der IP-Adresse oder anderweitigen Daten, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, ist nicht möglich.
Zur Abgabe einer Meldung bedarf es keiner Registrierung oder der Bekanntgabe personenbezogener Daten. Es steht Ihnen frei, die Meldung anonym oder unter Angabe Ihrer Kontaktdaten zu übermitteln. Bei der Abgabe anonymer Meldungen können wir, jedoch keine Rückmeldungen an Sie geben.
Wenn Sie Ihren Namen nicht bekannt geben wollen, aber dennoch Rückmeldungen erhalten möchten, können Sie auch eine E-Mail-Adresse angeben, die keine Rückschlüsse auf Ihre Person ermöglicht (bspw.: ein zuvor bei @hotmail.com, @gmail.com oder @gmx.at angelegtes Mailkonto, das keine Rückschlüsse auf Ihren Namen zulässt).
Das System ist NICHT dafür vorgesehen, dass personalbezogene bzw. arbeitsrechtliche Angelegenheiten (bspw.: Mobbing, sexuelle Belästigung, etc.) gemeldet werden. Hier wird ersucht, direkt mit dem Vorgesetzten Kontakt aufzunehmen oder das Personalmanagement zu kontaktieren (Tel. Nr.: +43 2822 9001-305, E-Mail-Adresse: vanessa.flicker@kastner.at).
Für Anliegen allgemeiner Art (bspw.: Kundenbeschwerden, Kritik, Feedback, etc.) ist das Kontaktformular, welches unter www.kastner.at/kontakt abrufbar ist, zu verwenden.
Was passiert mit meiner Meldung?
Nach Absenden des Hinweises wird dieser von der internen Meldestelle erfasst und einer Erstprüfung unterzogen. Handelt es sich bei dem Hinweis um einen Verstoß, der ein vorstehendes Rechtsgebiet betrifft, so werden weitere Untersuchungen eingeleitet.
Die interne Meldestelle besteht aus speziell geschulten Personen, die weisungsfrei tätig sind und bei der Bearbeitung von Hinweisen unvoreingenommen und unparteilich vorgehen. Die interne Meldestelle unterliegt strengen Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitspflichten in Bezug auf gemeldete Sachverhalte, einschließlich des Schutzes der Identität von Hinweisgebern und aller von Hinweisen betroffenen Personen. Auf die gemeldeten Daten können ausschließlich die Mitarbeiter der internen Meldestelle zugreifen, andere Personen (insbesondere auch die Mitglieder der Geschäftsleitung) sind weder rechtlich noch EDV-technisch zum Zugriff befugt.
Bei der Ermittlung können auch Personen miteinbezogen werden, die in jenem Bereich tätig sind, der von der Meldung betroffen ist und von denen anzunehmen ist, dass deren Hilfestellung zur Klärung des Sachverhaltes erforderlich ist. Personen, die die Meldestelle betreuen als auch die, die bei der Ermittlung hinzugezogen werden, unterliegen einer strengen Verschwiegenheitspflicht.
Nach abgeschlossener Prüfung des Hinweises ist dem Hinweisgeber binnen drei Monaten Rückmeldung über den Ausgang der Ermittlung zu geben, sofern Kontaktdaten bekanntgegeben wurden.
Binnen 7 Tagen erhalten Sie jedenfalls eine Rückmeldung von der internen Meldestelle, sofern Kontaktdaten angegeben werden. Über die gesetzten Schritte informieren wir Sie innerhalb von drei Monaten ab Einbringung des Hinweises. Um den Hinweis eingehend zu prüfen, kann es sein, dass weitere Informationen von Ihnen benötigt werden.
Über eine solche Mailadresse würden wir Sie in diesem Fall informieren bzw. Rückmeldungen durchführen. Sie können aber auch anonyme Meldungen abgeben, ohne Angabe von Kontaktdaten. In diesen Fällen können wir jedoch keine Rückmeldungen an Sie geben.
Welchen Schutz genießt ein Hinweisgeber?
Bei Personen, die einen Hinweis abgeben, ist deren Identität zu schützen, wenn diese in der Meldung offengelegt wird oder sich diese aus den gegebenen Informationen erschließt. Dasselbe gilt auch für eine vom Hinweis betroffene Person. Des Weiteren dürfen aufgrund der Hinweisabgabe keine Maßnahmen gesetzt werden, die den Hinweisgeber benachteiligen. (bspw.: Kündigung, Versetzung, Diskriminierung, etc.).
Der Schutz entfällt, wenn wissentlich oder offensichtlich ein falscher Hinweis abgegeben wird. Solche Meldungen können zu Schadenersatz oder strafrechtlicher Verfolgung (z.B.: wegen Verleumdung) führen.
Was passiert mit personenbezogenen Daten in meiner Meldung?
Sollten im Zusammenhang mit der Überprüfung des Hinweises personenbezogene Daten ersichtlich werden oder diese bereits in der Meldung offengelegt werden, so erfolgt die Verarbeitung vertraulich und unter Einhaltung der Datenschutz-Vorschriften. Bei Abschluss der Meldung werden die Daten für die Dauer der gesetzlichen Frist von 8 Jahren archiviert und danach gelöscht.
